Capsulas para gestionar correctamente los pagos del arrendatario mediante tipos de recaudo
Los tipos de recaudo permiten identificar las diferentes formas en que los arrendatarios, según su contrato, realizan los pagos.
Por defecto, el sistema incluye los siguientes tipos:
• Recaudos Wompi
• Recaudos Palomma
• Recaudos Davivienda – Epayco
• Todos los Recaudos
Estos son exclusivos del sistema. No obstante, cada inmobiliaria puede crear otros tipos para identificar modalidades adicionales, como, por ejemplo:
• Recaudos mediante archivos de texto
• Pagos por código de barras
• Otros métodos personalizados
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Cómo crear nuevos tipos de recaudo
Si la inmobiliaria desea registrar más tipos de recaudo, debe seguir estos pasos:
1. Acceder al menú Formularios.
2. Seleccionar el submenú Bancos.
3. Elegir la opción Tipos de Recaudos Bancarios, tal como se muestra en la siguiente imagen:
Al seleccionar esta opción, aparecerá el siguiente formulario:
Para añadir nuevos registros:
• Presione Nuevo en la barra de herramientas.
• Introduzca los tipos de recaudo que necesite para cada contrato.
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Registros predeterminados en el sistema
Para garantizar el correcto funcionamiento del sistema, se incluyen los siguientes registros:
1. Todos los Recaudos
2. Recaudos Wompi
3. Recaudos Palomma
4. Recaudos Davivienda – Epayco
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Ejemplos de nuevos tipos de recaudo definidos por la inmobiliaria
• Recaudos por código de barras
• Recaudos tipo texto Bancolombia
• Recaudos ACH texto
• Otros métodos personalizados
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Formulario de Contratos
¿Qué hacer después de crear los tipos de recaudo?
Una vez registrados correctamente los tipos de recaudo bancarios, el siguiente paso es asignarlos a todos los contratos activos.
Esto permite llevar a la nube los diferentes conceptos de cartera para cada arrendatario según su contrato.
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Ubicación del campo
El campo se encuentra en el formulario de contrato, dentro de la página Tesorería, tal como se muestra en la siguiente imagen:
Asignación por defecto
- Por defecto, todos los contratos tienen asignado el tipo de recaudo: "Todos los Recaudos"
- Sin embargo, la inmobiliaria debe asignar el tipo correspondiente según lo pactado en el contrato o una decisión administrativa.
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Ejemplo práctico
- Un arrendatario prefiere pagar mediante código de barras, porque desea realizar el pago en las taquillas del banco.
- Otros inquilinos, por comodidad, eligen recaudos electrónicos a través de proveedores como:
- Wompi
- Palomma
- Davivienda – Epayco
- Estos métodos permiten agilizar el pago por páginas web o vía WhatsApp, evitando desplazamientos al banco.
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Asignación masiva
Si la inmobiliaria decide que todos los contratos activos tengan el mismo tipo de recaudo, puede utilizar la utilidad de soporte ubicada en la siguiente ruta del sistema:
Al seleccionar esta opción, aparecerá el siguiente formulario:
Nota importante
De todas las herramientas disponibles en este formulario anterior, debe seleccionar la opción “Utilidades: cambiar tipo de recaudo en contratos” y, a continuación, hacer clic en Aceptar.
Esta acción ejecutará el formulario de soporte correspondiente.
Recordatorio:
Por defecto, existen tres tipos de recaudos electrónicos. Tal como se indicó al principio del este documento de cómo crear tipos de recaudos, debe seleccionar el tipo que la agencia inmobiliaria desee implementar, según las preferencias económicas y administrativas definidas en el maestro de tipos de recaudo. Luego presionar Aceptar.
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Finalidad de los tipos de recaudo
Los tipos de recaudo tienen como objetivo exportar la cartera de los arrendatarios a la nube, ya sea para realizar pagos electrónicos o para generar archivos en Excel o texto, ofreciendo a los clientes más alternativas de pago mediante diferentes métodos electrónicos.
Para utilizar correctamente este campo, se recomienda hacerlo desde el siguiente formulario:
Importante
Por defecto, el campo aparece configurado como “Todos los Recaudos”.
Sin embargo, lo ideal es que la empresa seleccione el tipo de recaudo correcto para:
- Evitar duplicidad de información.
- Tener claridad sobre cómo el cliente realiza los pagos.