Formulario de solicitudes de arrendamiento
La gestión de las solicitudes de arrendamiento en las inmobiliarias puede realizarse mediante procesos propios o a través de aseguradoras.
Las solicitudes tramitadas mediante procesos propios, aunque aún se utilizan en algunos casos, han disminuido debido al alto nivel de riesgo que representan para las inmobiliarias. En este esquema, la inmobiliaria debe asumir las pérdidas derivadas del incumplimiento del arrendatario en el pago del canon, así como los costos jurídicos asociados a la recuperación de cartera. En determinados casos, estas obligaciones deben reconocerse como cartera castigada y requerir provisiones contables, lo que puede traducirse en una pérdida total. Esta situación impacta de manera significativa el flujo de caja de la inmobiliaria y su capacidad para cumplir oportunamente con las obligaciones frente a los propietarios.
La segunda alternativa, y en muchos casos la más confiable, es la vinculación de aseguradoras. Bajo este modelo, en caso de incumplimiento por parte del arrendatario, el respaldo económico puede activarse dentro de los plazos establecidos por la aseguradora, lo que permite a la inmobiliaria mitigar el riesgo y mantener una operación más estable. Estas entidades cuentan con respaldo financiero y experiencia especializada, lo que fortalece la administración del riesgo en los procesos de arrendamiento.
El proceso de solicitud de arrendamiento de un inmueble comprende un conjunto de actividades mediante las cuales una persona natural o jurídica interesada, en calidad de arrendatario, solicita a la inmobiliaria la realización de un estudio de capacidad de pago y una validación económica. Este análisis se efectúa a través de consultas en bases de datos y centrales de riesgo, con el fin de verificar el historial crediticio, los hábitos de pago y la capacidad económica del solicitante. De esta manera, se contrasta la información registrada en los formularios con fuentes externas confiables, con el propósito de minimizar riesgos y garantizar que el inmueble sea arrendado a una persona o empresa que ofrezca condiciones adecuadas de solvencia y confiabilidad. Adicionalmente, cuando el valor del canon lo requiere, también se evalúa la información de coarrendatarios o deudores solidarios.
Este procedimiento, realizado con el respaldo de aseguradoras, tiene los siguientes objetivos principales:
• Garantizar el cumplimiento de las obligaciones por parte del arrendatario y, cuando aplique, de los deudores solidarios.
• Minimizar los riesgos asociados a la cartera por canon de arrendamiento y a los incumplimientos contractuales.
• Brindar seguridad jurídica y financiera a las partes interesadas, incluidas aseguradoras, arrendatarios, propietarios, inmobiliarias y deudores solidarios.
• Favorecer un flujo de caja más estable, facilitando el cumplimiento oportuno de las obligaciones con los propietarios.
Etapas del proceso
- Como paso previo, debe haberse surtido la etapa de búsqueda y selección de un inmueble que se ajuste a las necesidades del arrendatario y al valor del canon de arrendamiento.
- Diligencie el formulario físico de solicitud del inmueble. Se recomienda que, en lugar de que el arrendatario complete el formulario manualmente, el equipo de trabajo registre en el sistema la primera pestaña correspondiente a los datos básicos, con el fin de separar el inmueble y evitar que continúe siendo ofrecido a otros interesados. A continuación, se presenta el formulario de referencia:
A continuación, se describen los campos del formulario y su respectiva finalidad:
Consecutivo: Número consecutivo generado automáticamente por el sistema.
Agencia o sucursal: Corresponde a la sede en la que se seleccionó el inmueble. En organizaciones con varias sucursales, este campo permite mantener el control operativo y asociar el proceso al centro de costos correspondiente.
Fecha de solicitud: Fecha en la que inicia el proceso de estudio de la solicitud del inmueble.
Estado de la solicitud: Al iniciar el proceso, se recomienda seleccionar el estado Pendiente, ya que este corresponde a la etapa inicial de reserva del inmueble mientras se recopila información adicional. Posteriormente, cuando la inmobiliaria cuente con la totalidad de los documentos soporte del cliente, podrá actualizarse a En estudio. No obstante, el responsable del trámite podrá seleccionar el estado que resulte más adecuado según el avance del caso.
Dirección solicitada: Debe seleccionarse la dirección del inmueble objeto del estudio, ya que esta información es fundamental para la sincronización con las aseguradoras.
Nro. de ident. (*): Número de identificación o NIT de la persona que tomará el inmueble en arrendamiento.
Nombre del solicitante (*): Nombre completo del arrendatario.
Teléfono (*): Numero del teléfono del arrendatario. opcional
Email (*): Correo electrónico del arrendatario.
Celular (*): Número del celular del arrendatario.
(*): Indica que el campo se completa automáticamente desde la pestaña de terceros una vez se registran los datos del arrendatario.
Cliente acepta notificaciones: Este campo debe permanecer activo para permitir el envío de notificaciones generadas por el sistema a través de canales como celular, correo electrónico o WhatsApp.
ID del asesor: Número de identificación del empleado que asesoró al arrendatario en la búsqueda del inmueble y que tiene a su cargo el seguimiento de la solicitud.
ID del auxiliar: Identifica al empleado encargado, cuando aplique, de acompañar al arrendatario en las visitas a los inmuebles. En algunas empresas, esta función puede ser desempeñada por una persona distinta al asesor.
Asegurada: Indica si el arrendamiento del inmueble contará con respaldo de una aseguradora.
Nombre de la aseguradora: Nombre de la entidad que respalda el canon de arrendamiento en caso de siniestro o incumplimiento.
Nro. Radicado Aseguradora: Número asignado por la aseguradora para identificar el trámite del cliente y facilitar consultas posteriores o referencias en caso de siniestro.
Id. Inmueble: Identificación asignada por la aseguradora, asociada a la dirección del inmueble arrendado.
Observaciones: Campo destinado al registro de anotaciones iniciales de carácter general cuando se requiere dejar constancia de aspectos no contemplados en otros campos del formulario. Esta información no se sincroniza con las aseguradoras.
Usuario inicial: Usuario que registra por primera vez la solicitud. Se utiliza como control de trazabilidad y no es modificable desde el formulario.
Fecha inicial: Fecha del sistema en la que se registra la solicitud. Puede coincidir o no con la fecha de la solicitud.
Usuario que modifica: Usuario que realiza modificaciones posteriores sobre la solicitud.
Fecha de modificación: Última fecha en la que se realizó una modificación sobre la solicitud.
N.º de radicado de gestión documental: Una vez se registra completamente la solicitud con la información de arrendatarios, representantes legales, coarrendatarios o deudores solidarios, y se verifica el cumplimiento de las listas de chequeo para la recolección de documentos soporte, estos deben remitirse al área de gestión documental para su conservación. Posteriormente, pueden enviarse a la aseguradora como soporte electrónico y quedar almacenados en la nube para consultas futuras.
Continuando con las etapas del proceso
A continuación, se describe la siguiente etapa del proceso de solicitudes de arrendamiento.
Diligencie los diferentes terceros que participan en una solicitud de arrendamiento, tales como arrendatarios (inquilinos), representantes legales y coarrendatarios o deudores solidarios. Es importante tener en cuenta que primero deben registrarse los representantes legales y, posteriormente, las empresas vinculadas a la solicitud, con el fin de asociar correctamente cada empresa con su respectivo representante legal. Este procedimiento se ilustra más adelante en la gráfica correspondiente. Cabe señalar que toda solicitud debe contar, como mínimo, con un arrendatario y, en muchos casos, también con un coarrendatario. A continuación, se presenta la imagen correspondiente a la pestaña número dos, denominada Terceros (Inquilinos, Coarrendatarios y Representante Legal).
A continuación, se describe la forma de registro y cada uno de los campos solicitados en esta sección. Según la imagen siguiente:
La página de terceros está dividida en dos partes.
La primera corresponde a la tabla que contiene todos los terceros involucrados en la solicitud. Esta tabla recopila, por registro, cada uno de ellos, como se muestra en la siguiente imagen.
Esta tabla no es editable; únicamente contiene los registros de los diferentes terceros, de acuerdo con el rol que desempeñan en la solicitud. Contiene los siguientes campos:
Nro. Solicitud: Corresponde al Número consecutivo generado automáticamente por el sistema de la pestaña (Solicitudes).
Rol: El rol es numérico y puede corresponder a tres tipos: 1 = inquilino o arrendatario, 9 = coarrendatario y 10 = representante legal.
Se debe tener en cuenta lo siguiente:
- Solo puede haber un inquilino por solicitud, y este puede ser una persona natural o jurídica. En caso de ser una persona jurídica, debe asociársele su representante legal.
- Puede haber un máximo de cuatro coarrendatarios por solicitud. Cada coarrendatario puede ser una persona natural o jurídica; si se trata de una persona jurídica, debe asociársele su representante legal.
- Solo debe haber un representante legal por cada inquilino y por cada coarrendatario.
Nro. Id: Corresponde a la cédula o NIT del tercero, de acuerdo con el rol que representa en la solicitud.
Nombre: Corresponde al nombre del tercero.
Indicativo: Corresponde al indicativo asociado al país donde reside el tercero; en Colombia, es 57.
Celular: Corresponde al número de celular del tercero. Es un dato obligatorio en el sistema.
Correo: Corresponde al correo electrónico del cliente.
Estado: Puede tener tres estados: Nuevo, cuando se ingresa por primera vez en la solicitud; Actualizar, cuando el registro ha sido modificado; y Eliminar, cuando el registro se marca para que no haga parte de la solicitud. Nota: el estado desaparece cuando se graba la solicitud.
La segunda parte de la página de terceros corresponde al área editable de los registros, donde se permite adicionar terceros (+ Terceros), modificar, aceptar y deshacer.
Definición de campos:
+ Terceros: Permite adicionar nuevos terceros de acuerdo con el rol o tipo de cliente. Los roles son los siguientes: 1 = inquilino o arrendatario, 9 = coarrendatario y 10 = representante legal.
Modificar: Permite modificar un tercero previamente seleccionado en la tabla, con el fin de corregir información faltante o errores de digitación. Cuando se modifica un registro, el estado pasa a ser Actualizar.
Aceptar: Se utiliza para confirmar los campos editados, ya sean nuevos, modificados o eliminados. Esta opción válida previamente que la información digitada cumpla con las parametrizaciones del sistema y con los requisitos exigidos por las aseguradoras. Una vez aceptados los registros, se puede grabar la solicitud. Si estos cambios no se aceptan, el sistema bloquea la grabación.
Deshacer: Cuando se adicionan o modifican registros, esta opción permite revertir los cambios para que no tengan efecto en la grabación y los datos conserven su estado original.
Nro. Registro: Campo numérico que se asigna en el momento de grabar la solicitud. Es autonumérico.
Nro. Solicitud: Corresponde al número consecutivo generado automáticamente por el sistema en la pestaña Solicitudes. No es editable.
Nro. Id: Corresponde a la cédula o NIT del tercero, de acuerdo con el rol que representa en la solicitud.
Tipos de Documento: Debe diligenciarse de acuerdo con el número de identificación digitado; por ejemplo, 13 para cédula y 31 para NIT. No obstante, existen varios tipos documentales según las especificaciones permitidas por la DIAN.
T.C.: Corresponde al tipo de contribuyente. Puede ser persona natural (2) o persona jurídica (1).
Razón Social: Corresponde al nombre de la empresa cuando el tipo de contribuyente es persona jurídica.
Nombre1: Corresponde al primer nombre del tercero.
Nombre2: Es opcional y corresponde al segundo nombre del tercero.
Apellido1: Corresponde al primer apellido del tercero.
Apellido2: Es opcional y corresponde al segundo apellido del tercero.
Nota: Estos nombres y apellidos se registran cuando el cliente o tercero corresponde al tipo de contribuyente persona natural (2).
Nombre completo: En caso de tratarse de una razón social, este mismo valor se registra como nombre completo. Si se trata de una persona natural, el nombre completo se conforma con la unión de los campos de nombres y apellidos.
La tercera etapa del proceso: listas de verificación
Esta etapa permite controlar, mediante listas de verificación, el avance de la recolección de información y de los documentos que soportan la solicitud de arrendamiento de arrendatarios, representantes legales y coarrendatarios. Entre los documentos más comunes se encuentran la cédula, el RUT, los estados financieros, el certificado de cámara de comercio y las certificaciones bancarias de todos los involucrados en el estudio. En algunos casos, estos soportes también se remiten a la aseguradora como respaldo del trámite.
En algunos casos, las listas de verificación exigen el registro de comentarios para aclarar el estado de los documentos o detallar aspectos relevantes de cada actividad. Estos comentarios también sirven como apoyo para dejar trazabilidad, facilitar el seguimiento y recordar observaciones importantes asociadas a cada lista de verificación.
A continuación, se explican primero los campos de las listas de verificación.
Lo primero que debe diligenciarse es el consecutivo asignado al proceso de recolección documental de la solicitud. En muchas empresas existen dos grupos de listas de verificación: uno para documentos de personas naturales y otro para documentos de personas jurídicas, dado que los requisitos documentales difieren entre ambos tipos de solicitante.
Id Grupo: Permite ingresar el identificador del grupo de listas que se desea seleccionar. Si no se conoce el número, puede hacerse clic en el texto Id Grupo para abrir la ventana de búsqueda y escribir el nombre de la lista requerida. Normalmente, se utiliza el término solicitudes.
Al realizar la búsqueda por nombre, normalmente deben aparecer los dos grupos de listas utilizados para la recolección de documentos. Si no existe ninguno, deben crearse previamente; más adelante se explica el procedimiento para crear o modificar listas.
Lista de verificación: Corresponde al nombre de la lista de verificación seleccionada.
Este control permite eliminar todos los títulos de las listas seleccionadas.
Fecha de entrega: Cada lista puede tener tiempos de cumplimiento asociados a los campos de días y horas. Esta fecha se actualiza cada vez que se registra o modifica un título de la lista de verificación.
Este control permite adicionar listas de verificación cuando no han sido creadas previamente dentro del grupo de listas. Es de gran utilidad para incorporar requisitos faltantes.
Este control permite eliminar listas de verificación
Columnas de la tabla:
Realizado: Es una casilla de verificación que permite identificar si una lista ya fue completada. Debe activarse de acuerdo con el orden establecido, lo que implica que no puede marcarse una lista sin haber completado previamente la anterior, cuando el proceso así lo requiera.
Título de la lista de verificación: Corresponde al nombre de la lista. Este valor se carga de acuerdo con el Id Grupo seleccionado, pero puede modificarse según las necesidades del proceso.
Días: Indica el número de días asignados para la realización de la actividad.
Horas: Indica el número de horas asignadas para la realización de la actividad.
Comentario: Indica si el título de la lista requiere el registro de un comentario.
Orden: Define la secuencia en la que deben ejecutarse las actividades.
Id Listas: Corresponde al identificador de la lista seleccionada. Este campo se utiliza para asociarla con la tabla de comentarios.
Estado: Indica si el registro se encuentra en estado Nuevo, Actualizar o Eliminar.
La siguiente imagen muestra un ejemplo de cómo quedaría grabado las listas de verificación para documentos de personas naturales.
Tabla de Historial de Comentarios
+: Permite adicionar comentarios. Cabe resaltar que, si una lista de verificación exige comentarios, esta opción se activa automáticamente una vez la actividad correspondiente ha sido realizada.
-: Permite eliminar un comentario. Sin embargo, no es posible eliminarlo si se encuentra asociado a una lista de verificación.
Id Comentario: Se asigna automáticamente después de grabar el formulario. Es un campo auto incremental.
Comentarios: Campo destinado al registro del comentario correspondiente. Resulta de gran utilidad para documentar novedades, observaciones o aclaraciones relacionadas con las listas de verificación.
Id Listas: Corresponde a la identificación de la lista de verificación. Se genera automáticamente cuando el registro proviene de una lista marcada como realizada, con el fin de asociar el comentario con la lista correspondiente.
Nro. Id Empleado: Identifica al empleado que registra el comentario. No es un campo modificable.
Nombre Empleado: Identifica el nombre del empleado que registra el comentario. No es modificable.
Fecha Hora: Corresponde a la fecha y la hora en que se registró el comentario.
Estado: Informa el estado en el que se encuentra el registro. Puede ser Nuevo, Actualizar o Eliminar.
Historial de modificaciones
Esta página contiene la auditoría de todas las modificaciones realizadas en las pestañas Solicitudes, Terceros y Listas de verificación. Su propósito es mantener, dentro del mismo formulario, la trazabilidad completa de los cambios efectuados durante el proceso.
Los campos que contiene esta tabla son los siguientes:
Id Auditoría: Es un consecutivo que identifica el registro. Se genera automáticamente al guardar una modificación en el formulario.
Evento – Historial: Describe el campo modificado e indica cómo se encontraba antes y después de la actualización.
Usuario: Corresponde al usuario que realiza la modificación, con el fin de identificar en tiempo real quién efectuó los cambios registrados.
Fecha Hora: Corresponde a la fecha y hora exactas en que se realizó la modificación.
Tabla: Indica en cuál formulario o página se realizó la modificación. Las tablas auditadas son las siguientes:
- Solicitudes: Corresponde a la pestaña Solicitudes.
- Solicitudes_Terceros: Corresponde a la página Terceros (inquilinos, coarrendatarios y representante legal).
- Solicitudes_Listas_Verificacion: Corresponde a la página Listas de verificación (tareas).
Nota: Si se identifica que algún campo no está siendo registrado en la auditoría de modificaciones, se recomienda informarlo al área de sistemas para su respectiva validación y ajuste.