MANUAL TÉCNICO

Proceso para Copiar Contratos desde Otra Base de Datos y Reemplazar Conceptos

Empresa: EMPATIA.CO LTDA

Fecha: noviembre 14 2025

Autor: Yony Alberto Restrepo Betancur

ÍNDICE

  1. Introducción
  2. Objetivo
  3. Requisitos Previos
  4. Procedimiento
  5. 4.1 Eliminar Contratos Inactivos
  6. 4.2 Configurar Empresas
  7. 4.3 Ejecutar Formulario de Reemplazo
  8. Advertencias y Recomendaciones
  9. Diagrama de Flujo del Proceso

1. INTRODUCCIÓN

Este manual describe el proceso para copiar contratos desde otra base de datos y reemplazar conceptos utilizando herramientas específicas del sistema inmobiliario.

2. OBJETIVO

Garantizar la correcta integración de contratos adquiridos de otra inmobiliaria, manteniendo la coherencia en la configuración de conceptos y evitando errores en la importación.

3. REQUISITOS PREVIOS

  • Acceso al sistema con permisos administrativos.
  • Archivo ejecutable: borra contratos desactivados.exe.
  • Archivo Excel con mapeo de conceptos:
  • NombreConcepto
  • CodConcepto_Nuevo
  • CodConcepto_Anterior

4. PROCEDIMIENTO

4.1 Eliminar Contratos Inactivos

  • Copiar el archivo borra contratos desactivados.exe en la carpeta de datos de la inmobiliaria que contiene los contratos adquiridos.
  • Ejecutar el programa haciendo doble clic.
  • Función: elimina contratos inactivos y todos los maestros asociados.
  • Nota: Reparar índices de la tabla de contratos:
  • Archivo - Utilidades - Recuperación de tablas - Seleccionar tabla - Generar índices.
  • Verificar que existan los índices en los campos CedArrend3 y CedArrend4.

4.2 Configurar Empresas

  • Verificar que la empresa destino esté correctamente configurada antes de importar datos.

4.3 Ejecutar Formulario de Reemplazo

  • Ruta: Archivo - Utilidades - Otros - Soporte - Reemplazar conceptos en contratos desde Excel.
  • Presionar Aceptar para activar la utilidad.
  • Estructura del archivo Excel:NombreConcepto: Nombre del concepto en la empresa que adquiere.
  • CodConcepto_Nuevo: Código del concepto en la empresa que adquiere.
  • CodConcepto_Anterior: Código del concepto en la empresa que vende.
  • Nota: Este proceso se realiza en los datos comprados, no en la empresa principal, para evitar daños en la configuración actual.

5. ADVERTENCIAS Y RECOMENDACIONES

  • Realizar copia de seguridad antes de iniciar el proceso.
  • No ejecutar el reemplazo en la empresa principal.
  • Verificar la integridad del archivo Excel antes de proceder.

6. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO

Inicio
   ?
Eliminar contratos inactivos
   ?
Configurar empresas
   ?
Ejecutar formulario de reemplazo
   ?
Importar datos
   ?
Fin

Pasos para copiar contratos desde otra base de datos

Estos pasos son útiles cuando una inmobiliaria adquiere los contratos de otra y desea incorporar todos los contratos activos en su sistema.

Procedimiento

  1. Eliminar contratos inactivos
  • Se deben eliminar los contratos desactivados utilizando el programa borra contratos desactivados.exe.
  • Este archivo debe copiarse en la carpeta de datos de la inmobiliaria que contiene los contratos adquiridos para ser procesados.
  • Una vez copiado, haz doble clic para ejecutar el programa.
  • Función del programa: elimina los contratos inactivos y todos los maestros asociados a ellos.
  1. Nota:
  2. Se recomienda reparar los índices de la tabla de contratos, ya que en algunas empresas no están creados los índices de los campos CedArrend3 y CedArrend4.
  3. Para hacerlo:
  • Accede a Archivo - Utilidades - Recuperación de tablas.
  • Selecciona la tabla de contratos y genera los índices.
  • Como se muestra en la siguiente imagen.

2. Configurar empresas

  • Accede a la compañía 99.
  • Configura los datos de la empresa que adquirió la base de datos:
  • Menú Archivo ? Compañías.
  • Busca la empresa de pruebas.
  • Asocia el nombre de la empresa.
  • Vincula la base de datos correspondiente.
  • Ver imagen siguiente para hacer el proceso

Al presionar esta opción aparece el siguiente formulario.

Después de grabar los campos se sale del sistema y se vuelve a entrar para que se actualizan los nuevos cambios

3. Ejecutar formulario de reemplazo (Reemplazar conceptos en contratos desde Excel)

Ruta para acceder

  • Archivo - Utilidades - Otros - Soporte
  • Selecciona la opción Reemplazar conceptos en contratos desde Excel y pulsa Aceptar para activar la utilidad.

Formulario

Después de aceptar, aparecerá el siguiente formulario:

Explicación del formulario

Esta utilidad se utiliza porque la empresa que vende los datos no tiene configurados los mismos conceptos que la empresa que adquiere los contratos.

Por ello, es necesario realizar un mapeo de conceptos mediante un archivo Excel.

Estructura del archivo Excel

El archivo debe contener tres columnas:

  • NombreConcepto: Nombre del concepto configurado en la empresa que adquiere los contratos.
  • CodConcepto_Nuevo: Código del concepto en la empresa que adquiere los contratos.
  • CodConcepto_Anterior: Código del concepto en la empresa que vende los contratos.

Nota importante

Este proceso debe realizarse en los datos comprados (empresa origen), no en la empresa principal (Destino) donde se importarán los contratos, ya que podría alterar las configuraciones actuales.

Continuación del proceso

Después de completar los tres primeros pasos:

  1. Eliminar contratos inactivos.
  2. Configurar empresas.
  3. Ejecutar el formulario de reemplazo.


4. Copiar registros entre compañías

Se debe ingresar a la empresa origen (donde se importarán los datos adquiridos) y proceder a importar los datos correspondientes, seleccionando las opciones indicadas en el formulario (marcadas con “check”). Esto como se muestra en la imagen siguiente:

Función del formulario

El formulario “Copiar registros entre compañías” permite traer los datos marcados con check desde los archivos adquiridos de otras inmobiliarias.

Procedimiento

  1. Accede al formulario y selecciona la opción Copiar desde.
  2. Indica la carpeta de datos correspondiente donde se encuentran los contratos adquiridos.
  3. Marca las casillas (check) de los elementos que deseas copiar (terceros, propietarios, contratos, etc.).
  4. Ejecuta el proceso para importar los datos seleccionados (Aceptar).

Nota: Si desea solo los terceros nuevos activar el (check) Solo Nuevos, con el fin de conservar los datos originales de la empresa que compra los contratos y no dañar en su defecto cuantas bancarias y otros campos importantes que se encuentran funcionado actualmente.

Recomendación

Antes de ejecutar este paso, asegúrate de:

  • Haber completado los procesos previos (eliminación de contratos inactivos, configuración de empresas y reemplazo de conceptos).
  • Verificar que la carpeta de origen contiene los datos correctos y que no se han modificado las configuraciones principales.