Plantillas Cartas
Esta gestión documental que permite parametrizar las diferentes cartas que se van a usar para el envío de correos electrónicos a los clientes está definida para ser trabajada en el siguiente menú:
Al presionar esta opción se abre el siguiente formulario:
Donde:
- Registro: es un consecutivo que asigna el sistema automáticamente al grabar el registro nuevo
- Tipo De Carta: Corresponde a los diferentes tipos de cartas definidos para que se puedan enviar los respectivos correos electrónicos automáticamente desde el sistema. Es fijo no se permite digitar nuevos tipos, ya que son configuraciones previas en el sistema creados por Empatía Ltda. En caso de necesitar más se debe hacer solicitud por escrito para analizar la viabilidad.
- Asunto: Se crea por cada empresa que hace referencia al asunto que se le va a enviar al cliente en el correo electrónico en su campo Asunto.
- Encabezado: Permite grabar el encabezado de la carta en este normalmente va a quienes dirigido el correo. Ejemplo el inquilino o el propietario con su respectiva fecha. Ejemplos
Este encabezado trabaja con comodines, el cual permite que se puedan reemplazar los diferentes clientes con su respectiva fecha, nombres, direcciones y contratos los comodines aceptados en estas plantillas son:
------------------------------------------------------------------------------------------
Comodines de encabezado Para los arrendatarios:
@Fecha@
@Arrendatario@
@Direccion_Inmueble@
@Contrato@
@Asunto@
Ejemplo de cómo usar en Arrendatarios:
Envigado, @Fecha@
Señor (a),
<b>@Arrendatario@</b>
Dirección del Inmueble: @Direccion_Inmueble@
Arrendatario: Contrato @Contrato@
<b>ASUNTO:</b> @Asunto@
Cordial saludo,
------------------------------------------------------------------------------------------
Comodines de encabezado Para los propietarios:
@Fecha@
@ Propietario @
@Direccion_Inmueble@
@Contrato@
@Asunto@
Ejemplo de cómo usar en propietarios
Envigado, @Fecha@
Señor (a),
<b>@Propietario@</b>
Dirección del Inmueble: @Direccion_Inmueble@
Contrato @Contrato@
<b>ASUNTO:</b> @Asunto@
Cordial saludo,
- Detalle: Se usa para armar el cuerpo de la carta donde se especifica lo que se desea informar el inquilino o el propietario de acuerdo al tipo de carta. Los comodines que se usan en este son dependiendo de la carta a enviar el cual se muestran en los diferentes ejemplos para cada tipo.
- Pie de Página: Se usa el final de la carta el cual en algunos casos hace referencia al cierre que lo normal es colocar el atentamente con el firmante. Ejemplo:
------------------------------------------------------------------------------------------
Ejemplos de acuerdo a los tipos de cartas
Tipo de Carta: Notificacion Cartera
Encabezado
Envigado, @Fecha@
Señor (a),
<b>@Arrendatario@</b>
Dirección del Inmueble: @Direccion_Inmueble@
@Urbanizacion_Inmueble@
Arrendataria y/o Deudor Solidario Contrato @Contrato@
<b>ASUNTO:</b> Cobro jurídico en curso.
Cordial saludo,
Detalle
Por medio de la presente queremos recordarle la importancia de mantener su obligación al día. A la fecha usted se encuentra en COBRO JURÍDICO a raíz de los saldos de <b>@ValorCartera@</b> que tiene pendiente por cancelar del contrato de arrendamiento número @Contrato@ con la dirección del inmueble @Direccion_Inmueble@, @Urbanizacion_Inmueble@
Pie de Página:
Lo invitamos a comunicarse con el área jurídica <b>LO ANTES POSIBLE</b> para recibir toda la información respectiva a cerca del proceso jurídico que se está adelantando en su contra por los valores adeudados y los gastos generados por este proceso los cuales están cargados a su cuenta (honorarios). Además de que se encuentran reportados a Centrales de Riesgo usted como titular de la obligación y sus deudores solidarios.
En atenta comunicación,
Yony Alberto Restrepo Betancur
Abogada
Tel: xyz
Cel: 313......
E-mail: xyz@empresa.com
------------------------------------------------------------------------------------------
Tipo de Carta: Correo Masivo Inquilinos
Encabezado
Envigado, @Fecha@
Señor (a),
<b>@Arrendatario@</b>
Dirección del Inmueble: @Direccion_Inmueble@
Arrendatario: Contrato @Contrato@
<b>ASUNTO:</b> @Asunto@
Cordial saludo,
Detalle:
Por medio de la presente queremos recordarle la importancia de mantener una buena relación con ustedes y deseamos que esta navidad sea maravillos para ustedes su familia
Pie de Pagina:
Lo invitamos a que abra el archivo adjunto el cual contiene nuestra tarjeta de navidad año 2023
Atentamente,
YONY ALBERTO RESTREPO BETANCUR
Gerente
Empatia.co ltda.
------------------------------------------------------------------------------------------
Tipo de Carta: Correo Masivo Propietarios
Encabezado
Envigado, @Fecha@
Señor (a),
<b>@Propietario@</b>
Dirección del Inmueble: @Direccion_Inmueble@
Contrato @Contrato@
<b>ASUNTO:</b> @Asunto@
Cordial saludo,
Detalle:
Por medio de la presente queremos informar que el incremento para inmuebles de destinación comercial tienen un incremento del 10.5%
Pie de Página:
Lo invitamos a que abra a leer el contrato de acuerdo a lo firmado entre las partes.
Atentamente,
YONY ALBERTO RESTREPO BETANCUR
Gerente
Empatia.co ltda.
------------------------------------------------------------------------------------------
Tipo de Carta: Correo Cumpleaños Inquilinos
Encabezado:
Envigado, @Fecha@
Señor (a),
<b>@Arrendatario@</b>
Dirección del Inmueble: @Direccion_Inmueble@
Arrendatario: Contrato @Contrato@
<b>ASUNTO:</b> @Asunto@
Cordial saludo,
Detalle:
Que maravilla saber que en este mes usted se encuentra de cumpleaños. disfruta muchos.
Pie de página:
Lo invitamos a que abra el archivo adjunto el cual contiene nuestra tarjeta de Cumpleaños
Atentamente,
YONY ALBERTO RESTREPO BETANCUR
Gerente
Empatia.co ltda.
------------------------------------------------------------------------------------------
Tipo de Carta: Correo Cumpleaños Propietarios
Encabezado:
Envigado, @Fecha@
Señor (a),
<b>@Propietario@</b>
Dirección del Inmueble: @Direccion_Inmueble@
Arrendatario: Contrato @Contrato@
<b>ASUNTO:</b> @Asunto@
Cordial saludo,
Detalle:
Que maravilla saber que en este mes usted se encuentra de cumpleaños. disfruta muchos.
Pie de página:
Lo invitamos a que abra el archivo adjunto el cual contiene nuestra tarjeta de Cumpleaños
Atentamente,
YONY ALBERTO RESTREPO BETANCUR
Gerente
Empatia.co ltda.
------------------------------------------------------------------------------------------
Tipo de Carta: Certificado Ingresos Propietarios
Encabezado:
Envigado, @Fecha@
Señor (a),
<b>@Propietario@</b>
Dirección del Inmueble: @Direccion_Inmueble@
Arrendatario: Contrato @Contrato@
<b>ASUNTO:</b> @Asunto@
Cordial saludo,
Detalle:
Por medio de la presente queremos informar que estamos enviando su respectivo certificado para el año: @Año@.
Otra Seria:
Por medio de la presente queremos informar que estamos enviando su respectivo certificado para el período: @Periodo@.
Pie de página:
Lo invitamos a que abra el archivo adjunto el cual contiene nuestra SU CERTIFICADO DE INGRESOS
Atentamente,
YONY ALBERTO RESTREPO BETANCUR
Gerente
Empatia.co ltda.
------------------------------------------------------------------------------------------
Tipo de Carta: Programar Incrementos Inquilinos
Comodines Disponibles
Para el encabezado:
@Fecha@
@Arrendatario@
@Direccion_Inmueble@
@NombreMunicipioInmueble@
@Contrato@
@Asunto@
Para los Detalles
@NombreMes@
@Año@
@Dia_Incremento@
@Porcentaje_Incremento@
@Valor_Incremento@
@Destinacion@
@Valor_Letras@
@Canon_Nuevo@
@Canon@ = Canon Actual anstes de incremento
@NombreMunicipioInmueble@
@ValorIvaCanon@
@CanonMasIva@
@CanonMasIva_Letras@
Encabezado:
Envigado, @Fecha@
Señor (a),
<b>@Arrendatario@</b>
Dirección del Inmueble: @Direccion_Inmueble@
Arrendatario: Contrato @Contrato@
<b>ASUNTO:</b> @Asunto@
Cordial saludo,
Detalle:
Primero Ejemplo
Cumplo en notificarle que a partir del próximo mes de <b>@NombreMes@</b> del año <b>@Año@</b>, se procederá a incrementar en un @Porcentaje_Incremento@ % equivalente a <b>@Valor_Incremento@</b> de incremento.
El alquiler mensual de destinación @Destinacion@ que usted ocupa en su carácter de arrendatario. Tiene un incremento basado en el porcentaje de definido en el contrato firmado entre las partes.
En consecuencia, el alquiler mensual se ubicaría en la suma de <b>@Valor_Letras@</b> (@Canon_Nuevo@)
<b>Nota:</b> Canon Actual es de <b>@Canon@</b>
Segundo Ejemplo con dia de incremento
Cumplo en notificarle que a partir del @Dia_Incremento@ del mes de <b>@NombreMes@</b> del año <b>@Año@</b>, se procederá a incrementar en un @Porcentaje_Incremento@ % equivalente a <b>@Valor_Incremento@</b> de incremento.
El alquiler mensual de destinación @Destinacion@ que usted ocupa en su carácter de arrendatario. Tiene un incremento basado en el porcentaje de definido en el contrato firmado entre las partes.
En consecuencia, el alquiler mensual se ubicaría en la suma de <b>@Valor_Letras@</b> (@Canon_Nuevo@)
<b>Nota:</b> Canon Actual es de <b>@Canon@</b>
Pie de página:
Si tiene alguna duda favor comunicarse con nosotros
Atentamente,
YONY ALBERTO RESTREPO BETANCUR
Gerente
Empatia.co ltda.
------------------------------------------------------------------------------------------
Comodines para Egresos
Encabezado
Envigado, @Fecha@
Señor (a),
<b>@Nro_id_Tercero@</b>
<b>@Nombre_Tercero@</b>
<b>@Email_Tercero@</b>
<b>ASUNTO:</b> @Asunto@
Cordial saludo,
Detalle
Por medio de la presente le informamos sobre el pago nro <b>@NroDocumento@</b> con fecha de comprobante <b>@Fecha_Real_Pago@</b>, Para un valor pagado de <b>@Valor_Pagado@</b>
Pie de pagina
Atentamente,
YONY ALBERTO RESTREPO BETANCUR
Gerente
Empatia.co ltda.
------------------------------------------------------------------------------------------
Comodines para Recibos de Caja
Encabezado
Envigado, @Fecha@
Señor (a),
<b>@Nro_id_Tercero@</b>
<b>@Nombre_Tercero@</b>
<b>@Email_Tercero@</b>
<b>ASUNTO:</b> @Asunto@
Cordial saludo,
Detalle
Por medio de la presente le informamos sobre el pago nro <b>@NroDocumento@</b> con fecha de comprobante <b>@Fecha_Recibo@</b>, Para un valor pagado de <b>@Valor_Pagado@</b>
Pie de pagina
Atentamente,
YONY ALBERTO RESTREPO BETANCUR
Gerente
Empatia.co ltda.
------------------------------------------------------------------------------------------
Comodines para Nómina
Encabezado
Envigado, @Fecha@
Señor (a),
<b>@Cedula_Empleado@</b>
<b>@Nombre_Empleado@</b>
<b>@Email_Empleado@</b>
<b>ASUNTO:</b> @Asunto@
Cordial saludo,
Detalle:
Por medio de la presente le informamos sobre el pago de la nómina nro <b>@NroDocumento@</b> con fecha de comprobante <b>@Fecha_Pago_Texto@</b>, para el Perido <b>@Periodo_Texto@</b>, Para un valor pagado de <b>@Valor_Nomina@</b>
Ver Anexo en PDF adjunto en el correo
Pie de Pagina:
Atentamente,
YONY ALBERTO RESTREPO BETANCUR
Gerente
Empatia.co ltda.